5 cel mai bun software de monitorizare a angajaților pentru utilizare

În lumea afacerilor moderne competitive, toate organizațiile se confruntă cu noi provocări în ceea ce privește productivitatea susținută și crearea celei mai dedicate forțe de muncă. Obținerea rezultatelor țintă în orice organizație depinde în mare măsură de coerența nivelului de productivitate al angajaților.

În mediul de afaceri de astăzi, nicio organizație nu poate performa la cele mai înalte niveluri de productivitate, cu excepția cazului în care fiecare dintre angajații săi se angajează să îmbunătățească nivelul organizațional al productivității. Aceasta înseamnă că angajații vor contribui la creșterea afacerii.

Dar, din păcate, unii proprietari de afaceri tind să nu reușească să monitorizeze productivitatea zilnică a angajaților lor și rezultatul este faptul că performanța lor la locul de muncă va fi în detrimentul creșterii afacerii și acest lucru nu va putea fi detectat și controlat.

Un astfel de lucru ar distruge capacitatea afacerii de a-și atinge obiectivele. Dar datorită tehnologiei și instrumentelor software pentru monitorizarea productivității angajaților, organizațiile nu trebuie să aștepte programe de evaluare a performanței angajaților, care să aibă o durată prea mare de timp, pentru a ști cum lucrează la locul de muncă.

Principalele motive pentru utilizarea software-ului de monitorizare a angajaților

E-mailurile reprezintă sursa principală de încălcări a datelor pentru companii, deoarece angajații trebuie să facă schimb de informații prin intermediul corespondenței de afaceri, deci este esențial să vă asigurați și să urmăriți datele când vi se cere să respectați legile HIPAA, solicitările GRAMA și regulamentele FINRA.

Există câteva soluții simple de supraveghere prin e-mail disponibile pe piață, care vă vor ajuta să monitorizați mesajele de poștă electronică ale angajaților pentru a vă asigura că datele critice nu sunt împărtășite în mod intenționat sau în mod neașteptat. Programele de monitorizare a angajaților includ abilități de monitorizare a e-mailului și mai multe instrumente pentru monitorizarea altor activități ale angajaților în timp ce își desfășoară activitatea.

Un alt aspect central al software-ului de monitorizare a angajaților este capacitatea de a-și verifica activitatea în timp ce utilizează echipamentele companiei, cum ar fi laptopurile și desktopurile. Astfel de soluții vă vor permite să vedeți care site-uri web sunt accesate de angajații dvs., care sunt angajații care descarcă de obicei fișiere și când le conectează sau elimină unitățile USB.

Aceste instrumente vă vor putea avertiza și când vor fi căutate anumite cuvinte cheie care necesită îngrijorare de la compania dvs. și acestea includ căutarea de locuri de muncă, căutarea pornografică sau căutări legate de contacte competitive.

Cele mai bune instrumente de monitorizare a locului de muncă vă vor oferi un control administrativ care vă va permite să blocați astfel de activități și să restricționați accesul la site-uri web inadecvate sau nesigure. Puteți utiliza cu succes instrumente pentru monitorizarea muncii angajatului dvs. pentru a afla ce anume este angajat până în zilele noastre.

Ce ar trebui să luați în considerare din punct de vedere juridic și din punct de vedere tehnic?

Monitorizarea mesajelor electronice ale angajaților poate părea o încălcare a vieții private a angajaților, dar Curtea Supremă a Statelor Unite a decis în 2010 că este legal ca organizațiile și companiile să monitorizeze acțiunile angajaților în timp ce lucrează și în timp ce folosesc afacerea "echipamente. Acestea includ pagini, laptopuri, unități USB și dispozitive mobile. Programele pentru monitorizarea jurnalelor cheie și pentru capturarea parolelor pot fi utilizate chiar dacă există unele controverse etice în jurul subiectului utilizării lor.

Este important să rețineți că guvernul federal nu impune restricții asupra monitorizării internetului angajaților. Pe de altă parte, există unele state individuale care pun protecția în primul rând.

Din ce în ce mai multe state solicită în prezent angajaților să notifice lucrătorii în cazul în care compania lor monitorizează activitatea online a angajaților, iar aceasta include și apăsările de la tastatură și e-mailurile. Aceste notificări pot fi dezvăluite în manualul angajaților sau ca un memento prin e-mail.

Modul Stealth vs. modul transparent

Atunci când angajatorii folosesc astfel de instrumente de monitorizare, aceștia pot alege opțiunea de a le folosi în mod stealth sau transparent.

Modul Stealth este, de asemenea, cunoscut ca modul silențios, ceea ce înseamnă că angajații nu văd că sunt monitorizați. Instrumentele de monitorizare de înaltă calitate vor funcționa nevăzute și nedetectate de către angajați.

Modul transparent de supraveghere va permite angajaților dvs. să vadă programul de supraveghere pe sistemele lor. Acest software necesită instalarea pe fiecare calculator, inclusiv portalul administrativ. Acest lucru nu va fi la fel de ușor ca modul stealth, deoarece administratorii vor trebui să verifice fiecare raport individual din fiecare sistem pentru a vedea cum fac angajații.

Cum funcționează instrumentele de monitorizare?

Instrumentele de urmărire a angajaților trebuie să fie instalate pe mai multe sisteme, inclusiv o stație centrală, în cazul în care angajatorii doresc ca aceștia să nu fie detectați de utilizatori. Pentru ca acest tip de instrument să funcționeze corect, trebuie mai întâi să dezactivați paravanul de protecție și acesta va fi repornit după finalizarea procesului de instalare.

Pe de altă parte, este practic imposibil ca programul să funcționeze fără alte patch-uri și programări pentru a permite software-ului de monitorizare a PC-ului să lucreze în jurul programului. Aceasta va prăbuși o gaură în sistemul de securitate și va face rețeaua vulnerabilă la tot felul de malware, viruși, spyware și așa mai departe.

Fiți precauți la virușii deghizați

Ar trebui să fiți conștienți de faptul că există multe instrumente de supraveghere a angajaților, care sunt de fapt viruși în deghizare și în timp ce vă pot oferi capabilități de captare și captare a parolelor, aceștia vor colecta, de asemenea, datele din spatele scenei și o vor vinde pentru a încălca securitatea organizației. Cele mai multe dintre instrumentele pentru monitorizarea activității angajaților pot funcționa în jurul firewall-ului, dar este posibil ca unele amenințări să treacă prin nedetectate.

Implementarea software-ului: Cloud și local

Un alt aspect important care trebuie luat în considerare este modul în care implementați software-ul. Locuința este opțiunea cea mai frecvent utilizată și majoritatea instrumentelor o oferă. Acest lucru vă va permite să găzduiți programul și datele pe care le colectează pe propriul dvs. server. Această soluție necesită puțin mai multe cunoștințe IT și poate fi necesară o perioadă mai lungă de timp. Soluțiile Cloud, pe de altă parte, sunt mai ușor de gestionat și pot fi configurate mai rapid decât implementarea locală.

Soluții care se potrivesc nevoilor dvs.

Software-ul parental și software-ul de monitorizare sunt două soluții care monitorizează utilizarea calculatorului personal. Acestea sunt instalate și utilizate pe un singur computer și nu prezintă aceleași amenințări ca și instrumentele de supraveghere prin e-mail, de exemplu, că am spus deja că lucrăm în jurul firewall-urilor.

Software-ul de monitorizare și software-ul parental vin cu opțiuni suplimentare care sunt concepute pentru a preveni atacurile cibernetice împreună cu instrumentele de monitorizare a copiilor și a soților atunci când merg online.

Există o mulțime de companii care sunt, de asemenea, în căutare de software de e-mail și pentru aplicații care monitorizează mesajele de ieșire și de intrare pentru spyware, virusi și troieni.

Există și software de criptare prin e-mail care poate proteja datele personale și informațiile critice atunci când acestea sunt transmise destinatarilor terță parte. Astfel de instrumente vor asigura că datele sensibile sunt accesate și utilizate numai de către persoanele care au nevoie de informații cu adevărat, păstrând totodată o securitate cât mai sigură.

Aici sunt cele mai bune cinci ponturi pentru monitorizarea activității angajaților:

Teramind

Teramind oferă software care simplifică procesul de colectare a comportamentului utilizatorilor de către angajați pe PC-uri pentru a identifica activitatea suspectă, pentru a monitoriza eficiența și eficacitatea, pentru a detecta eventualele amenințări și pentru a asigura conformitatea industriei. Misiunea Teramind este de a reduce incidentele de securitate prin furnizarea de acces în timp real la activitățile utilizatorilor prin furnizarea de avertizări, alerte, redirecționări și blocări ale utilizatorilor pentru menținerea afacerilor și a organizațiilor cât mai sigure și mai eficiente.

Software-ul vine în opțiuni de implementare bazate pe Cloud și Cloud, pentru a satisface toate cerințele organizației.

Teramind poate identifica cu succes utilizatorii care sunt cei mai riscanți pentru afacerea dvs., analizând tendințele comportamentului acestora. Puteți să verificați politicile pe care le-au încălcat și apoi să le educați pentru a preveni incidentele viitoare.

Cu ajutorul acestui instrument, puteți scrie reguli care reacționează la orice activitate de utilizator observabilă, cum ar fi blocarea trimiterii unui e-mail sau alertarea la imprimarea unui anumit document. De asemenea, aveți abilitatea de a înregistra și de a înregistra toate activitățile, iar acestea se redau ca un videoclip și analizează metadatele sesiunii.

Pentru a începe cu software-ul trebuie să urmați acești pași:

Înscrieți-vă gratuit la software-ul Teramind Basic Cloud pentru monitorizarea angajaților.
Instalați agenții de monitorizare pe mașinile pe care doriți să le monitorizați și decideți opțiunile complete sau parțiale pentru control.
Trebuie să personalizați fiecare setare de avertizare și monitorizare pentru a adapta platforma la nevoile dvs.
Puteți accesa toate caracteristicile de pe platforma software-ului pentru capabilități de monitorizare unice, care îmbunătățesc atât securitatea, cât și productivitatea.

HipChat

HipChat funcționează destul de bine ca un instrument complementar pentru platformele WorkZone. Acesta este un instrument de gestionare a timpului, care este în esență un mesager instant, care este construit pentru locurile de muncă. Veți putea să-l utilizați pentru a configura camere de chat persistente sau de comunicare 1-pe-1.

Una dintre caracteristicile sale cele mai utile este un istoric complet al discuțiilor, iar acum angajații care au ratat o întâlnire pe HipChat nu vor mai fi nevoiți să întrerupă pe altcineva pentru a prinde, vor trebui să revizuiască sesiunea și să navigheze rapid.

Acest software de urmărire a timpului este un instrument important pentru a verifica performanța zilnică a angajaților a angajaților și se poate dovedi a fi o oportunitate de a identifica strategiile care conduc la cea mai mare productivitate.

WorkiQ

WorkiQ este un instrument care urmărește comportamentul computerelor angajaților și oferă rapoarte despre timpul petrecut pe aplicații neproductive și productive. Tabloul de bord al instrumentului oferă imagini vizuale clare care vă vor spune care angajați și care sunt implicați activ în activitatea lor și care dintre acestea sunt în permanență distrați.

Acest instrument vă oferă puterea de a clasifica toate tipurile de activități, de a urmări procesele din toate aplicațiile și de a compara modul în care diferiții utilizatori procesează unități similare de lucru. Tablourile de bord de management vor oferi următoarele avantaje:

Identificarea comportamentelor neproductive în momentul apariției
Observarea și, de asemenea, recompensarea comportamentului productiv
Comparând productivitatea efectivă a angajaților, inclusiv amestecul și complexitatea angajaților care lucrează
Gestionarea lucrătorilor la distanță
Identificarea celor mai performanți pentru a putea replica procesele în timp
Îmbunătățirea distribuției muncii prin identificarea abilităților insuficient folosite sau a angajaților suprasolicitați

DeskTime

DeskTime este o aplicație de urmărire a timpului simplă și sigură, care vă permite să creșteți eficiența și productivitatea companiei. Folosind acest instrument, puteți monitoriza activitatea zilnică, concediile medicale, orele suplimentare și vacanțele angajaților dvs. mai ușor. Veți putea obține o prezentare clară a fluxului de lucru al echipei dvs. Cu DeskTime puteți urmări aplicațiile, adresele URL și, de asemenea, timpul offline și puteți accesa și date detaliate cu privire la modalitățile în care angajații dvs. utilizează aplicații și site-uri Web și ce fac atunci când nu sunt online.

Instrumentul vă oferă capturile de ecran auto și trackerele ratei de activitate, ceea ce vă va permite să urmăriți timpul petrecut pe proiectele individuale. DeskTime oferă informații și rapoarte detaliate despre facturare și îl puteți utiliza pentru a personaliza cu ușurință, descărca și trimite, de asemenea, rapoarte CSV pentru a oferi clienților dvs. cele mai precise informații cu privire la volumul de muncă și timpul petrecut pentru toate proiectele dezvoltate de companie .

Puteți supraveghea echipele locale și la distanță atât de pe telefonul mobil, cât și de pe desktop și astfel puteți economisi timp vizionând rapoartele privind performanța afacerii dvs. în timp ce sunteți în mișcare. Echipa de asistență a instrumentului este disponibilă prin chat, prin mesagerie vocală și prin e-mail. Echipa de la DeskTime respectă standardele de securitate din industrie pentru a asigura informațiile personale cu care sunt furnizate.

Asana

Asana este un instrument care oferă sarcini, proiecte, tablouri de bord și conversații pentru a permite echipelor să meargă mai eficient la locul de muncă de la început până la sfârșit. Puteți să-l utilizați pentru a vedea progresul pentru orice proiect fără a programa o întâlnire de stare sau fără a trebui să trimiteți e-mailuri. Cu acest instrument, veți putea utiliza câmpuri personalizate pentru a urmări orice este foarte important pentru dvs., fie că este vorba de bug-uri, de solicitanți de locuri de muncă sau de clienți potențiali.

Vă puteți organiza sarcinile în listele sau forumurile comune pentru toate întâlnirile, programele și inițiativele dvs. Secțiunile și coloanele vă vor permite să personalizați Asana pentru a vă potrivi fluxurile de lucru și pentru a adăuga structura tuturor proiectelor dvs.

Veți fi capabil să descompuneți activitatea unei sarcini în părți mai mici sau să împărțiți lucrarea între mai multe proiecte și atunci când o singură sarcină devine o inițiativă importantă și importantă, veți putea să o transformați rapid într-un proiect.

Comportamentele angajaților sunt imprevizibile și cu ajutorul acestor instrumente excelente veți putea să le creșteți eficiența la locul de muncă și productivitatea globală a afacerii dvs. Răsfoiți-le pe toate și alegeți-le pe cea preferată, în funcție de nevoile dvs. Vă garantăm calitatea înaltă pentru toate instrumentele pe care le-am discutat mai sus pentru a monitoriza activitatea angajaților dvs. la locul de muncă.